Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Rudzie Śląskiej informuje, że na mocy Zarządzenia wewnętrznego nr PK/025/9/2024 Zarządu Spółki z dnia 01.10.2024 r., w Przedsiębiorstwie została wprowadzona Procedura zgłoszeń wewnętrznych określająca wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. 

 

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

w Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Spółce z o.o. w Rudzie Śląskiej

25 września 2024 r.

 

Rozdział I.

Postanowienia ogólne

§ 1

Na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w Przedsiębiorstwie Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Rudzie Śląskiej [zwanym dalej Spółką] ustala się procedurę zgłoszeń wewnętrznych określającą wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. 

§ 2

Niniejsza procedura została ustalona po konsultacjach przeprowadzonych ze Związkiem Zawodowym Pracowników Wodociągów i Kanalizacji w Rudzie Śląskiej oraz Komisją Zakładową NSZZ „Solidarność” Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji  Spółka z o.o. w Rudzie Śląskiej.

§ 3

Ilekroć w procedurze jest mowa o:

1) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postepowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

2) działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

3) informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

4) informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

5)  kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

6)  organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych w dziedzinach wskazanych w § 7 ust. 2;

7) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

8) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

9)  osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);

10)  podmiocie prawnym – należy przez to rozumieć Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o. w Rudzie Śląskiej [zwane dalej Spółką]

11)  postępowaniu prawnym – należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych, albo postępowanie toczące się na podstawie regulacji wewnętrznych wydanych w celu wykonania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności antymobbingowych;

12)  ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;

13)  zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w ustawie;

14)  zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Spółce informacji o naruszeniu prawa;

15)  zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa;

16)  ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024, poz. 928);

17)  sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

§ 4

  1. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby w Spółce przekazuje się informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
  2. Pracownicy oraz inne osoby wykonujące pracę na rzecz Spółki potwierdzają w formie pisemnej zapoznanie z niniejszą procedurą zgłoszeń wewnętrznych.

 § 5

Ustanawiając procedurę zgłoszeń wewnętrznych Spółka zapewnia bezstronność weryfikacji zgłoszeń przez podmiot wewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszeń oraz dokonywania działań następczych.

 

Rozdział II.

Przedmiot zgłoszenia

§ 6

  1. W ramach niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych rozpatrzeniu podlegają wyłącznie naruszenia określone w ust. 2 niniejszego paragrafu.
  2. Naruszeniem prawa jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

 

Rozdział III.

Sygnalista 

§ 7

  1. Sygnalista podlega ochronie określonej w powszechnie obowiązujących przepisach w tym zakresie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
  2. Sygnalista podlega odpowiedzialności karnej, określonej w powszechnie obowiązujących przepisach w tym zakresie jeżeli dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło.

Rozdział IV.

Zasady dokonywania zgłoszeń wewnętrznych

§ 8

  1. Osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych jest pracownik Działu Kadr i Obsługi Zarządu, zajmujący się obsługą spraw socjalnych w Spółce, a w przypadku jego nieobecności Kierownik Działu Kadr i Obsługi Zarządu. Spółka nadaje takim osobom stosowane upoważnienie, zgodnie z Załącznikiem nr 2.
  2. W przypadkach szczególnych Spółka może czasowo upoważnić inną osobę lub osoby do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych.
  3. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych są zobowiązane do ochrony danych osobowych sygnalisty oraz innych osób, których dane osobowe są przetwarzane w związku z podjętymi działaniami następczymi oraz zachowania poufności na temat wszelkich działań związanych z przyjętymi zgłoszeniami wewnętrznymi.
  4. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia, prowadzi dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występuje o dodatkowe informacje i przekazuje sygnaliście informację zwrotną.
  5. Jeżeli zgłoszenie zawiera dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych usuwa te dane w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
  6. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych w zakresie wykonywania obowiązków wynikających z niniejszej procedury działa całkowicie niezależnie od osób zarządzających w imieniu Spółki zakładem pracy.
  7. Spółka oraz jakakolwiek inna osoba nie ma prawa wpływać na wykonywanie obowiązków przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, wydawać jej instrukcji ani wpływać na sposób jej pracy.
  8. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych jest zobowiązana wykonywać czynności wynikające z niniejszej procedury w sposób sumienny z zachowam należytej staranności.

§ 9

W Spółce zgłoszenie wewnętrzne może nastąpić poprzez:

  1. wysłanie zgłoszenia na utworzony w tym celu adres mailowy: sygnalista@pwik.com.pl;
  2. wysłanie zgłoszenia w formie pisemnej na adres: Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji sp. z o.o. w Rudzie Śląskiej, ul. Pokoju 13, 41-709 Ruda Śląska, z dopiskiem na kopercie „Zgłoszenie naruszenia” i umieszczenie jej w kolejnej zaklejonej kopercie;
  3. ustne, osobiste zgłoszenie podczas bezpośredniego spotkania z osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych  - dokumentowanego za zgodą sygnalisty w formie nagrania rozmowy lub protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny jego przebieg;
  4. ustne, telefoniczne zgłoszenie do osoby upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych poprzez specjalna linię telefoniczną pod numerem: 32 34 24 208 lub wew. 208 - nagrywane za pomocą systemu komunikacji głosowej za zgodą sygnalisty.

§ 10

  1. Wewnętrzna procedura przyjmowania zgłoszeń nie obejmuje możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych.
  2. W przypadku wpłynięcia zgłoszenia anonimowego pozostawia się go bez rozpoznania.

 

§ 11

Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych jest zobowiązana
do potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

 

§ 12

Sygnalista otrzymuje informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy
od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia zgłaszającemu, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

§ 13

  1. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych, zgodny ze wzorem określonym w Załączniku nr 1 do niniejszej procedury.
  2. W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się następujące dane:

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adres do kontaktu sygnalisty;

5) datę dokonania zgłoszenia;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) datę zakończenia sprawy.

  1. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Rozdział V.

Działania następcze

 § 14

  1. Po dokonaniu zgłoszenia, osoba upoważniona do podejmowania działań następczych dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia oraz podejmuje odpowiednie działania następcze.
  2. Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych działa bezstronnie oraz w sposób całkowicie niezależny, przy zachowaniu należytej staranności i sumienności podejmowanych działań.
  3. Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych ma prawo dostępu do wszelkich danych niezbędnych do wyjaśnienia zgłoszenia wewnętrznego, na podstawie nadanego upoważnienia w tym zakresie.
  4. Pracownicy oraz inne osoby współpracujące ze Spółką są zobowiązane do udzielania osobie upoważnionej do podejmowania działań następczych na jej wniosek niezbędnych informacji i wyjaśnień, które mogą okazać się niezbędne przy rozpatrywaniu zgłoszenia wewnętrznego.
  5. Osoba upoważniona do podejmowania działań następczych jest zobowiązana wyjaśnić sprawę oraz sporządzić protokół z przeprowadzonych prac, zgodny ze wzorem określonym w Załączniku nr 3 do niniejszej procedury, zawierający wnioski, rekomendacje, działania następcze i uzasadnienie tych działań.
  6. Protokół należy sporządzić w takim czasie aby zapewnić terminowe udzielenie informacji zwrotnej sygnaliście. 
  7. Po sporządzeniu protokołu, osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych udziela informacji zwrotnej sygnaliście. Informacja zwrotna obejmuje w szczególności informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

Rozdział VI.

Informacja o przetwarzaniu danych osobowych sygnalisty

§ 15

  1. Administratorem danych osobowych (w skrócie ADO) sygnalisty jest Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. z siedzibą w Rudzie Śląskiej, dane kontaktowe ADO: Ruda Śląska (41-709) ul. Pokoju 13, e-mail: bok@pwik.com.pl
  2. Dane sygnalisty będą przetwarzane przez ADO, aby umożliwić zgłoszenie naruszenia prawa oraz wykonać obowiązki związane z dokonanym zgłoszeniem. Podstawą prawną przetwarzania danych zwykłych jest realizacja obowiązku prawnego. Podstawą prawną przetwarzania szczególnych kategorii danych (o ile zostaną podane) jest realizacja ważnego interesu publicznego. W przypadku podjęcia decyzji przez sygnalistę o ujawnieniu jego danych osobowych podstawą prawną takich działań będzie jego wyraźna zgoda.
  3. Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne, aby zgłoszenie zostało rozpatrzone.
  4. ADO zapewnia poufność danych sygnalisty, w związku z otrzymanym zgłoszeniem. Dlatego dane mogą być przekazywane jedynie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa (np. organom publicznym) oraz podmiotom, którym ADO powierzył przetwarzanie danych.
  5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
  6. Sygnaliście przysługuje prawo do:
  • dostępu do danych osobowych,
  • sprostowania danych - jeśli są nieprawidłowe lub niekompletne,
  • ograniczenia przetwarzania danych (w określonych przypadkach),
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
  • wycofania zgody, przy czym cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem                      przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. 

Rozdział VII.

Przepisy końcowe

§ 16

  1. W sprawach nieuregulowanych niniejszą procedurą zgłoszeń wewnętrznych stosuje się odpowiednio przepisy powszechnie obowiązujące w zakresie ochrony sygnalistów.
  2.  Zmiany niniejszej procedury zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się w tym samym trybie jak jej utworzenie.

§ 17

Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w Spółce poprzez:

1) udostępnienie indywidualnie każdemu pracownikowi oraz odebranie oświadczeń pracowników w tym zakresie,

2) zamieszczenie w wewnętrznym Intranecie,

3) umieszczenie na stronie internetowej Spółki.